Samochód może stanowić środek trwały w majątku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Co, jeśli ulegnie on jednak zniszczeniu na skutek wypadku i nie będzie nadawał się do użytku? Trzeba znaleźć rozwiązanie problemu do momentu zakupu nowego samochodu. Jednym z nich jest zawarcie na czas nieokreślony umowy najmu pojazdu z pracownikiem.
Spółka zostaje wtedy zobowiązana do co miesięcznego płacenia czynszu najmu, ale też pozostałych opłat eksploatacyjnych takich jak paliwo, ubezpieczenie OC, koszty napraw i inne. Ciekawą kwestią są tutaj aspekty podatkowe wynajęcia samochodu przez taką spółkę.
Wspomniane opłaty eksploatacyjne powinny stanowić obciążenie kosztów podatkowych spółki w oparciu o ewidencję przebiegu pojazdu. Czynsz najmu zaś to koszt podatkowy równy pełnej wysokości tego czynszu w dniu jego opłacenia.
Co do zasady spółki jako podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) wszelkie opłaty eksploatacyjne względem samochodów, które nie zaliczają się do ich majątku rozliczają w kosztach firmowych. Uwzględniają przy tym jednak ograniczenia określone w art. 16 Ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2014 poz. 851).
Wynika stąd, że wydatki na paliwo, ubezpieczenie, koszty napraw, części zamiennych itp. jako opłaty eksploatacyjne rozlicza się w granicach wyznaczanych przez tzw. kilometrówkę na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. Wyjątek w tym zakresie jest jeden – koszty eksploatacyjne dotyczące samochodów niebędących składnikiem majątku spółki, korzystanie z których ma miejsce na podstawie umowy leasingu operacyjnego. Wówczas zalicza się je w pełnej wysokości do kosztów podatkowych.
Co ciekawe, czynsz najmu pojazdu wliczany do kosztów podatkowych spółki w pełnej wysokości to też rozwiązanie stosunkowo nowe, wokół którego przez wiele lat toczył się spór. Dopiero 8 listopada 2013 roku Minister Finansów wydał interpretację ogólną nr DD2/033/55/MWJ/12/RD-111005, w której stwierdził, że koszty używania to tylko opłaty eksploatacyjne, a do tych na pewno nie zalicza się czynsz najmu.
Autor tekstu: Patryk Szulc
Źródło informacji: Gazeta Podatkowa Nr 102
