Jeśli zagraniczny przedsiębiorca zdecyduje się na prowadzenie działalności w Polsce, ma do wyboru różne formy prawne. Oczywistym rozwiązaniem wydaje się założenie spółki-córki lub oddziału podmiotu zagranicznego. Istnieje jednak jeszcze jedna opcja – przedstawicielstwo firmy w Polsce. Co to właściwie jest i na czym polega? W niniejszym artykule postaramy się odpowiedzieć na te pytania oraz przedstawić zakres działalności przedstawicielstwa oraz procedurę rejestracji.
Spis treści
- Czym jest przedstawicielstwo firmy w Polsce?
- Kto może założyć przedstawicielstwo w Polsce?
- Jak założyć przedstawicielstwo spółki zagranicznej w Polsce?
- Jaki podmiot prowadzi rejestr przedstawicielstw?
- Działalność przedstawicielstwa w Polsce – podstawowe aspekty
- Podsumowanie
Czym jest przedstawicielstwo firmy w Polsce?
Podobnie jak oddział spółki zagranicznej, przedstawicielstwo nie posiada osobowości prawnej i stanowi część przedsiębiorcy zagranicznego. Za zobowiązania przedstawicielstwa odpowiadać będzie przedsiębiorca zagraniczny. Zakres działania przedstawicielstwa jest jednak mocno ograniczony – przedstawicielstwo może bowiem wyłącznie prowadzić działalność w zakresie reklamy i promocji przedsiębiorcy zagranicznego.
Kto może założyć przedstawicielstwo w Polsce?
W przeciwieństwie do oddziału, przedstawicielstwo firmy w Polsce może założyć swobodnie założyć każdy przedsiębiorca zagraniczny (nie tylko przedsiębiorca z UE). Nie jest konieczne np. udowadnianie istnienia zasady wzajemności w przypadku podmiotów spoza Unii Europejskiej.
Dodatkowo, przedstawicielstwo mogą utworzyć także osoby zagraniczne (nie tylko przedsiębiorcy), funkcjonujące na podstawie prawa kraju ich siedziby. Takie przedstawicielstwo może natomiast podejmować działania mające na celu wyłącznie promocję i reklamę gospodarki swojego państwa.
Jak założyć przedstawicielstwo spółki zagranicznej w Polsce?
Formalności związane z założenie przedstawicielstwa
Założenie przedstawicielstwa wymaga:
- Podjęcia odpowiedniej decyzji przez przedsiębiorcę zagranicznego (np. uchwały właściwego organu spółki, np. zarządu);
- Złożenia wniosku o wpis przedstawicielstwa do Rejestru Przedstawicielstw.
- Powołania osoby upoważnionej w przedstawicielstwie do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego (reprezentanta);
- Posiadanie adresu przedstawicielstwa w Polsce. Konieczne jest aby legitymować się tytułem prawnym do wskazanego adresu (np. umową najmu), nie jest jednak obowiązkowe aby składać wraz z wnioskiem o wpis do rejestru, dokumentacji potwierdzającej ten tytuł.
Załączniki do wniosku o wpis przedstawicielstwa w Polsce
Do wniosku o wpis w rejestrze przedstawicielstw należy dołączyć urzędowe odpisy dokumentów z państwa rejestracji przedsiębiorcy zagranicznego, potwierdzające:
- wykonywanie działalności gospodarczej w państwie rejestracji oraz przedmiot tej działalności;
- adres siedziby przedsiębiorcy zagranicznego w państwie rejestracji;
- zasady reprezentacji przedsiębiorcy zagranicznego oraz wskazanie osób uprawnionych do jego reprezentacji.
Dodatkowo, do wniosku należy załączyć
- dokument potwierdzający powołania reprezentanta przedstawicielstwa (np. uchwałę odpowiedniego organu spółki) oraz dane osobowe reprezentanta (imię i nazwisko, datę urodzenia, imiona rodziców oraz numer dokumentu tożsamości);
- oświadczenie reprezentanta o przyjęciu tej funkcji.
Wpis przedstawicielstwa – koniecznie załącz tłumaczenia dokumentów
Dokumenty składane wraz z wnioskiem o wpis, należy złożyć wraz z ich tłumaczeniem przysięgłym na język polski (wykonanym przez tłumacza przysięgłego z Polski lub państwa członkowskiego UE).
Jeśli przedsiębiorca zagraniczny działa na terytorium państwa będącego stroną Konwencji Haskiej z dnia 5 października 1961 r., to powyższe dokumenty muszą być opatrzone klauzulą apostille. Państwa będące stronami Konwencji Haskiej to zasadniczo wszystkie państwa Europy, obydwu Ameryk oraz większość państw z Azji. Jeśli jednak przedsiębiorca pochodzi z innego państwa – dokumenty do rejestracji przedstawicielstwa muszą być zalegalizowane do użytku na terenie Polski przez organy władzy państwa rejestracji przedsiębiorcy zagranicznego oraz polską ambasadę lub konsulat na terenie tego państwa.
Opłata od wpisu przedstawicielstwa do rejestru
Wniosek o wpis do rejestru przedstawicielstw podlega opłacie w wysokości 1000 zł.
Jaki podmiot prowadzi rejestr przedstawicielstw?
Przedstawicielstwa przedsiębiorstw zagranicznych podlegają wpisowi do oddzielnego rejestru (nie jest to Rejestr Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, jak ma to miejsce w przypadku większości osób prawnych).
Wpis do rejestru przedstawicielstw dokonywany jest na okres 2 lat od dnia wpisu. Na wniosek przedsiębiorcy zagranicznego – złożony w ciągu ostatnich 90 dni obowiązywania wpisu – wpis zostaje przedłużony na kolejny okres 2 lat.
Rejestr przedstawicielstw jest jawny i dostępny m.in. na rządowej stronie internetowej.
Działalność przedstawicielstwa w Polsce – podstawowe aspekty
Przedstawicielstwo firmy w Polsce jest zobowiązane m.in. do
- używania w Polsce oryginalnej nazwy przedsiębiorcy zagranicznego wraz z dodaniem wyrazów „przedstawicielstwo w Polsce”;
- prowadzić oddzielną rachunkowość w języku polskim zgodnie z polskimi przepisami o rachunkowości;
- zgłaszać do Rejestru Przedstawicielstw wszelkie zmiany swoich danych, które w rejestrze widnieją – w ciągu 14 dni od dnia wystąpienia zmiany.
Podkreślenia wymaga, że organy polskiej władzy publicznej mogą wykreślić przedstawicielstwo z rejestru, np. w przypadku gdy:
- przedsiębiorca zagraniczny rażąco narusza prawo polskie;
- przedstawicielstwo nie posiada tytułu prawnego do nieruchomości, wskazanej w Rejestrze Przedstawicielstw
- doszło do likwidacji przedsiębiorstwa zagranicznego (spółki-matki)
Podsumowanie
Jak widać, działalność przedstawicielstwa jest nakierowana wyłącznie na konkretny cel, tj. reklamę spółki-matki. Nie jest to bezpośrednia forma prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, jednak może być pomocna w przypadku przedsiębiorstw prowadzących działalność w wymiarze międzynarodowym i potrzebującym promocji swojej marki w Polsce.
Jeśli zainteresował Cię powyższy wpis i chcesz wiedzieć więcej na poruszony w nim temat zapraszamy do współpracy z nami. Specjaliści z biura naszej kancelarii prawnej w Warszawie są do Twojej dyspozycji, skontaktuj się już dzisiaj i daj sobie pomóc. Jeśli interesuje Cię tematyka spółek zagranicznych i międzynarodowego doradztwa podatkowego zapraszamy na nasz dedykowany portal.
