Podstawą prawną określającą zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym w systemie Unii Europejskiej jest rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz. U. UE L 200 z 07.06.2004 r.). Przepisy UE dotyczące koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego nie zastępują krajowych systemów zabezpieczenia społecznego jednym systemem europejskim. Określają one jedynie, który z systemów prawnych państw członkowskich w których obywatel wykonywał działalność gospodarczą lub pracował, będzie właściwy dla określenia m. in. jego uprawnień emerytalnych.
Rozporządzenie przewiduje sumowanie okresów ubezpieczenia obywatela spełnionych na podstawie ustawodawstwa każdego z państw członkowskich w zakresie w jakim nabycie prawa do świadczenia jest uzależnione od posiadania określonej liczby ww. okresów. Uwzględnianie okresów ubezpieczenia czy zamieszkania ma zasadnicze znaczenie przede wszystkim w przypadkach uzależnienia nabycia prawa od posiadania odpowiednio długiego stażu pracy (zamieszkania) w sytuacji, w której osoba zainteresowana podejmowała aktywność zawodową w wielu państwach członkowskich. Podkreślić należy, że sumowanie okresów ubezpieczenia nie ma żadnego znaczenia dla ustalania wysokości świadczeń zgodnie z ustawodawstwem danego państwa. Z drugiej strony, świadczenie emerytalne należne od instytucji ubezpieczeniowej danego państwa członkowskiego nie podlega żadnym modyfikacjom (obniżkom, zawieszeniom) w zależności od miejsca zamieszkania osoby zainteresowanej.
Generalną zasadą, na której opiera się system zabezpieczenia społecznego w UE, jest podleganie przez obywatela tylko jednemu, właściwemu ustawodawstwu państwa członkowskiego, określonego zgodnie z następującymi zasadami:
- osoba wykonująca w państwie członkowskim pracę najemną (pracownik) lub pracę na własny rachunek (samozatrudniony) podlega ustawodawstwu tego państwa członkowskiego;
- osoba, która normalnie wykonuje działalność jako osoba pracująca na własny rachunek lub pracownik w państwie członkowskim, a która udaje się, by wykonywać podobną działalność w innym państwie członkowskim, nadal podlega ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego, pod warunkiem że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy;
- osoba, która normalnie wykonuje pracę najemną w dwóch lub więcej państwach członkowskich, podlega:
a) ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli wykonuje znaczną część pracy w tym państwie członkowskim;
b) jeżeli nie wykonuje znacznej części pracy w państwie członkowskim w którym ma miejsce zamieszkania to podlega ustawodawstwu właściwemu dla siedziby zatrudniającego pracodawcy (pod pewnymi warunkami).
- osoba, która normalnie wykonuje pracę na własny rachunek w dwóch lub w kilku państwach członkowskich podlega:
a) ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli wykonuje znaczną część pracy w tym państwie członkowskim
b) ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym znajduje się centrum zainteresowania dla jej działalności, jeżeli osoba ta nie zamieszkuje w jednym z państw członkowskich, w których wykonuje ona znaczną część swej pracy.
- osoba, która normalnie wykonuje pracę najemną i pracę na własny rachunek w różnych państwach członkowskich podlega ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym wykonuje swą pracę najemną lub, jeżeli wykonuje taką pracę w dwóch lub w kilku państwach członkowskich, ustawodawstwu określonemu zgodnie z pkt. C.
Z przedstawionych informacji wynika, że Klient aby podlegać ubezpieczeniom społecznym jednego z państw członkowskich UE musi:
- założyć działalność gospodarczą w wybranym państwie członkowskim, lub;
- podjąć pracę w wybranym państwie członkowskim, lub;
- założyć działalność gospodarczą w Polsce i podjąć pracę w państwie członkowskim UE, przy zastrzeżeniu, że praca najemna będzie działalnością przeważającą (patrz niżej).
UWAGA: Pojęcie „siedziba lub miejsce wykonywania działalności” odnosi się do siedziby lub miejsca prowadzenia działalności, w którym podejmowane są zasadnicze decyzje dotyczące przedsiębiorstwa i sprawowane są funkcje jego administracji centralnej (art. 14 Ust.5a rozporządzenia wykonawczego).
Praca o charakterze marginalnym nie będzie brana pod uwagę do celów określenia mającego zastosowanie ustawodawstwa.
Pojęcie „znaczna część pracy najemnej lub działalności na własny rachunek” wykonywana w państwie członkowskim oznacza znaczną pod względem ilościowym część pracy najemnej lub pracy na własny rachunek wykonywanej w tym państwie członkowskim, przy czym nie musi to być koniecznie największa część tej pracy. W celu określenia, czy znaczna część pracy jest wykonywana w danym państwie członkowskim, należy uwzględnić następujące kryteria orientacyjne:
- w przypadku pracy najemnej – czas pracy lub wynagrodzenie;
- w przypadku pracy na własny rachunek – obrót, czas pracy, liczba świadczonych usług lub dochód.
W ramach ogólnej oceny, spełnienie powyższych kryteriów w proporcji mniejszej niż 25 % tych kryteriów wskazuje, że znaczna część pracy nie jest wykonywana w danym państwie członkowskim. Zatem istotnym jest realne wykonywanie działalności gospodarczej/świadczenie pracy najemnej przez Klienta w danym państwie członkowskim UE.
